Bee-In MyTrip
Application de voyage
Bee-In MyTrip
Application de voyageProposer un CRM 100% sur mesure pour l’organisation de voyages incentives et un compagnon de poche pour les participants.
Depuis plus de dix ans, Wanaka accompagne BeeIn dans la conception et l’évolution de sa solution numérique dédiée à l’organisation de voyages et d’incentives. Au fil des années, l’écosystème – composé d’un CRM destiné aux organisateurs et d’un compagnon mobile pour les participants – a été déployé sur de nombreux projets terrain, permettant à BeeIn de gagner en efficacité et d’offrir un outil pratique à ses clients. Avec la croissance continue de l’entreprise et l’accueil de projets réunissant parfois plus de 850 participants, une nouvelle étape devenait nécessaire : faire évoluer la plateforme vers une version encore plus robuste, plus moderne et plus en phase avec la taille et les enjeux opérationnels de ces nouveaux volumes. La version 2 devait capitaliser sur une solution éprouvée, tout en lui donnant la puissance, la fluidité et l’ergonomie attendues d’un outil utilisé quotidiennement par des équipes terrain comme par des voyageurs en situation réelle.
- Accompagner la montée en puissance de BeeIn et gérer des projets plus volumineux.
- Assurer une expérience fluide et maîtrisée pour plusieurs centaines de participants simultanés
- Valoriser les années d’usage et de retours terrain pour guider la refonte UX/UI côté CRM et app mobile
- Optimiser la lisibilité et la fluidité des parcours CRM et mobile.
- Renforcer la modularité et les capacités d’organisation pour des événements complexes
- Donner au mobile un rôle stratégique dans la collecte d’infos et la communication.
- Garantir une application stable et une flexibilité dans l’implémentation de nouvelles fonctionnalités
- Respecter un calendrier de 8 mois seulement entre le début du projet et son déploiement complet.
Approche et solutions proposées
La refonte de la solution a été menée en étroite collaboration avec l’équipe BeeIn, dans une dynamique de synergie entre l’expertise terrain côté client et le savoir-faire de Wanaka. Après des phases d’observations et d’ateliers, les parcours ont été analysés pour optimiser fluidité et lisibilité dans les parcours globaux, mais aussi sur chaque grande fonctionnalité. L’UX/UI des interfaces mobile et CRM a été entièrement repensée pour faciliter la prise en main et renforcer la cohérence des parcours. La plateforme a été optimisée pour gérer des volumes plus importants de participants, améliorer la synchronisation entre les interfaces et intégrer de nouvelles fonctionnalités, parfaitement adaptées aux besoins évolutifs de BeeIn.
Un CRM d’organisation de voyage ultra spécialisé
L’application côté organisation est 100% calquée sur les process BeeIN. Elle permet à l’équipe de gérer l’ensemble des voyages et participants, mais aussi aux organisateurs côté client de visualiser en direct les avancées de leur projet.
Un compagnon de voyage complet
Côté participant, l’application mobile fait le pont avec le CRM en récoltant un maximum de données participants directement aux intéressés, de façon à limiter la charge de travail côté organisateurs.
Une interface mobile simple et intuitive
L’écran d’accueil est pensé pour donner les informations clés à l’utilisateur tout en le guidant vers les documents ou formulaires à renseigner. Les participants y trouveront également, au fur et à mesure du voyage, des documents utiles voire indispensables, comme leurs billets de transports.
Une approche facilitée côté voyageur
Pour faciliter les démarches indispensables à l’organisation du voyage côté client, une liste de tâches à effectuer accompagnée de leurs outils sont intégrés à l’application : scan de la carte d’identité et du passeport via l’appareil photo, remplissage des préférences alimentaires et allergies, sondages, etc.
Des répartitions de groupes gérées directement côté participants
Avec les transports, le booking des hébergements et des activités font partie des enjeux clés de l’organisation d’un voyage d’affaires. Sur des groupes de plus de 500 personnes, trouver qui est copain avec qui peut devenir un véritable casse tête. Pour permettre aux organisateurs de se concentrer sur l’essentiel, les répartitions sont gérés directement via des outils d’aide aux choix intégrés à l’app mobile : les répartitions validés sont alors directement intégrées au CRM quand les groupes sont finalisés. Bien sûr, des assignations manuelles restent toujours possibles.
Une organisation claire et des rappels en temps réel
Le déroulé du voyage, les cartes des lieux importants, les listes et autres pense-bête nécessaires à l’organisation de ses bagages sont disponibles en amont du voyage. Pendant son déroulé, les organisateurs peuvent envoyer des notifications et rappels de façon à prévenir des prochaines étapes du voyage ou signaler des imprévus.
Une édition simultanée sur les voyages
Pour faciliter le travail des équipes et éviter la double édition des données, l’application permet de visualiser et prendre la main sur une édition en cours.
Des assignations facilitées
Outre le fait que les assignations sont pour une grande partie gérées par les participants eux-mêmes, elles ont été pensées de façon à faciliter la vie des organisateurs côté back, même lorsqu’elles doivent être faites manuellement.
